CoC Playful Minds søger en ny office manager, der med både lyst, engagement og glæde kan se muligheder i at være nøglen til et velfungerende kontor og fællesskab hos os. Vi er et lille tværfagligt hold i store og skønne rammer, som søger en office manager til at skabe sammenhold og flow i hverdagens praktiske gøren og laden.

Du bliver vores stabile holdepunkt på kontoret med opgaver og blik for alt det, der bare tages for givet og er udgangspunktet for, at hverdagen fungerer let og spiller for alle på kontoret. Du hjælper til, hvor behovet er, har øje for dagens forskellige aktiviteter og er det lim, der får hele kontoret og hverdagens rutiner og praksis til at hænge sammen.

Du møder folk med et smil, får folk til at føle sig velkomne. Du sørger for, at duften af kaffe og te spreder sig i kontorlandskabet, at køkkenet er ordnet og et rart mødested, at mødelokaler er klar til gæsterne, og måske er du også opmærksom på behovet for at samle kontoret til en hyggelig pausesnak.

Arbejdsområder og opgaver

• Tage imod gæster og samarbejdspartnere
• Koordinere og introducere ved udlån af lokaler
• Mødeindkaldelser og kalenderkoordinering
• Forplejning og klargøring til møder og arrangementer
• Understøtte praktik ved arrangementer og events mv.
• De praktiske opgaver i forbindelse onboarding og offboarding, fx bestille medarbejderkort, udarbejde introplan, blomster osv.
• Bestilling af og kontakt til: rengøring, affaldssortering, planteservice
• Bestilling af kontorudstyr: basismaterialer, printerpapir osv.
• Køkkentjans: tømme opvaskemaskine mv, ansvarlig for frugtordning, kaffe, te samt indkøb af basis til køkken samt bidrage til orden i begge køkkenområder
• Forefaldende og ad hoc PA-opgaver til direktøren
• Ad hoc-opgaver i forbindelse med aktiviteter og sammenhæng på kontoret, fx ajourføre bibliotek; forsendelse af materialer; ajourføring af skabeloner og andre administrative opgaver

Du er med til at forme og påvirke jobbet i samarbejde med hele holdet og især med direktøren, som du refererer til.

Om dig

Du kan så meget, men du er du er først og fremmest omgængelig og parat til at indtage en central kontorposition med mange forskellige opgaver. Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende, men en struktureret og vedholdende tilgang til arbejdet har stor betydning. Det er en fordel, hvis du har erfaring med administrative opgaver og praktiske opgaver i forbindelse med afholdelse af arrangementer mv.

Vi lægger vægt på, at du kan:

• Formulere dig godt og korrekt på skrift og i tale, nogle gange også på engelsk, som er koncernsproget hos samarbejdspartnere
• Håndtere mindre økonomiske opgaver som fakturering
• Arbejde fortroligt med Office-pakken
• Arbejde selvstændigt

CoC Playful Minds – Børnenes Hovedstad

CoC Playful Minds er ejet af Billund Kommune og LEGO Fonden, og selskabet har til formål at agere som katalysator og fremme visionen for Billund Kommune som hjemsted for Børnenes Hovedstad, hvor ”børn lærer gennem leg og er skabende verdensborgere”.

Du bliver en del af CoC Playful Minds – Børnenes Hovedstad – en mindre organisation med store ambitioner og en legende tilgang til arbejdet. Vi er et fagligt bredt sammensat team, der arbejder på tværs af organisationen i tæt samarbejde med ejerorganisationerne og andre lokale og nationale aktører om projektudvikling og samskabelse om dét at være Børnenes Hovedstad. Vi har til tider travlt, men vægter først og fremmest et godt arbejdsmiljø, hvor vi sammen spiller hinanden gode og giver værdi til omverdenen. Vores kontorlandskab er en del af nogle inspirerende og kreative lokaler, hvor vi (og andre) holder workshops og diverse arrangementer. Som katalysator for Børnenes Hovedstad arbejder vi for at fremme børns udvikling, trivsel dannelse og læring gennem en legende tilgang.

Se mere på https://www.cocplayfulminds.org/

Ansættelsesvilkår

Jobbet er permanent og på 20-25 timer om ugen, primært fordelt på mandag-torsdag, dog med mulighed for fleksibilitet, hvis der er behov for din ressource fredag.

Vi tilbyder gode vilkår med frugtordning, kantineordning, sundhedsforsikring, attraktive rabatordninger og adgang til forskellige personaleaktiviteter og træningsfaciliteter.

Stillingen ønskes besat den 5. august eller hurtigst derefter. Vi stræber efter, at du i den første tid kan køre parløb med den nuværende office manager.

Hvis du har uddybende spørgsmål, er du velkommen til at kontakte direktør Kim Nordfeldt Thomsen på 52 15 99 74.

Ansøgning

Ansøgningsfristen er den 20. juni og samtaler afholdes den 27. juni.

Send en motiveret ansøgning med CV og andre relevante bilag til info@cocplayfulminds.org

Forud for ansættelse indhenter vi straffeattest/børneattest.